Gestion del tiempo
notas del Curso de Gestión Efectiva del Tiempo
Tener en cuenta todo lo que haces en el dia
Porque o para que organizar todo?
Tenemos sensacion de urgencia por estar hiperconectados (pensar que todo va rapido, tratar de estar disponible, estar en contacto todo el tiempo, necesidad de productividad), nos hace sentir que debemos cumplir más tareas y nos genera la necesidad de ser más efectivos.
Tenemos que optimizar los flujos de trabajo, identificar las tareas y elegir cuales hacer y cuales no
Como se si soy productivo?
Estar ocupado no es ser productivo.
Debemos trabajar en la produccion necesaria en base al recurso del tiempo que disponemos, no significa mayor produccion en menos tiempo, sino que la produccion que hagamos sea de calidad
Entender como nos organizamos
No hay formulas magicas para organizarse, cada uno tiene que hacer una evaluacion y luego aplicar herramientas
- como es una semana tipica en mi vida?
- en que cosas me comprometo?
- suelo decir si a todo?
- comienzo una semana sabiendo lo que tengo que hacer? o que objetivos alcanzar?
Podemos evaluar completando el mapa de areas que nos ayuda a clarificar metas
Ya teniendo las metas claras, podemos trabajar sobre ellas, se transforman en tareas, toda tarea que no sea dentro de este cuadro puede quedar al margen o realizarse luego, si quedo alguna importante fuera, puede replantearse el cuadro.
Ahora hay que disolver esas metas y transformarlas en actividades especificas y revisar que cambiar para ser mas eficiente en cada una de ellas.
A estas tareas tenemos que aplicar un criterio de priorizacion, para asegurarnos de llevar un buen seguimiento y priorizar la teras mas importantes
####Seguimiento
Hay que tratar de entender muy bien cuando es necesario tener/ hacer un seguimiento con alguien. Muchas veces termina siendo agobiante y quita tiempo, debemos ser efectivos y buscar estrategias para respuestas mas rapidas.
Por ejemplo, crear una calendarizacion, respetar responsabilidades, crear recordatorios, utilizar herramientas colaborativas
####Procastinacion
Lo peor es cuando creemos tiempo para hacer algo, y dejarlo para despues.
No tener un diagrama, todo list o calendario aporta a la procastinacion
Tener muchas interrupciones
LA MEJOR FORMA DE SALIR DE UNA TAREA ES A TRAVES DE ELLA, NO DEJANDOLA
###Buenas practicas
- cambiar la mentalidad, cuidar nuestra salud mental
- calma, claridad y conexion, tambien tiene que ver con lo mental, tener la claridad y calma para las tareas y estar en linea con la misma
- hay que parar entre tareas!! tiempos para tomarse un mate
- comezar el dia con un repaso de lo que tienes que hacer
- calendariza las tareas
- saber cuando una tarea esta finalizada y cerrarla
- planear y definir bloques de trabajo y de otras actividades, con horarios
- escribir o visualiar logros al final del dia
###Malas practicas
- decir que si a todo
- no respetar horarios que te pusiste
- trabajar de mas
- dejar ganarse por distracciones
- no ser multitasking
- comer mal
- que te espacio de trabajo sea un bardo
####Fechas
Para tareas en medio y mediano plazo es importante definir fechas, no solo fechas de entregas finales para ver como nos sorprenden al ver el calendario que se acercan, sino siempre agregar fechas de puntos de revision, pre entregas, etc
Tecnicas de gestion de tiempo: Pomodoro, Flowtime
####Herramientas
Es una buena practica utilizar herramientas analogas, como cuadernos, agendas, planeadores, pizarras y postits. Sirven para tener un buen enfoque a traves de la vision y el contacto.
Tambien obvianente muy utililes son los equivalentes digitales como Calendar, Drive, Reminders, Notion y Trello/Jira. Incluso bloqueadores de dispositivos para evitar distracciones y mantenerse enfocado
Se pueden convinar herramientas analogas y digitales, aunque creo que la diferencia esta en que las digitales se utilizan en general colaborativamente mientras que las analogas son mas personales.
####Emociones y tiempo libre
Tenemos que trabajar en nosotros para que los pensamientos recurrentes sean positivos dios porque todo el mundo dice esto es re dificil
Esto nos va a permitir reaccionar de mejor manera ante situaciones inesperadas o retrasos
El tiempo libre es mucho muy importante. Complementa nuestra capacidad de ser productivos, te sacan de la cotidianeidad y tabien tiene que estar planeado y dedicarle tiempo, no tiene que ser el tiempo que te sobra
Para estimular la creatividad tenemos que darnos el espacio para estar tranquilos sin tension, estimularnos con cosas que nos gustan y motivarnos de distintas maneras, las actividades que nos gustan nos van a ayudar a estar enfocados en otros aspectos.
Hay que tratar de disfrutar y aprender en el proceso de realizacion de una tarea, ya sea laboral o personal, y no solo enfocarse en llegar al resultado o finalizacion
Conocete, diseña tus tiempos, evaluate, se persistente y tambien flexible, acordate que queres alcanzar tus metas y objetvos, sin olvidar las pausas y tus tiempos personales.